Microsoft Planner is een tool om heel efficiënt en effectief werkzaamheden van bijvoorbeeld een team of project te plannen. Je kunt alle taken binnen een project plannen, waardoor je een duidelijk inzicht krijgt in elkaars werkzaamheden en de voortgang van het project. Werkzaamheden goed op elkaar afstemmen is noodzakelijk voor een goede samenwerking.
Daar waar Microsoft To Do geschikt is voor het bijhouden van je persoonlijke taken, is Planner dat voor je hele team. Natuurlijk zijn deze tools met elkaar geïntegreerd waardoor je je eigen taken en de teamtaken in een duidelijk overzicht naast elkaar hebt. Als onderdeel van het Office 365-pakket werkt Microsoft Planner natuurlijk ook perfect samen met bijvoorbeeld Outlook, Teams, SharePoint en OneNote.
In Planner werk je met een plan. Je kunt bijvoorbeeld per project of team een plan aanmaken. Je kunt elk plan een naam geven en mensen uitnodigen die in het plan samenwerken. In een plan kun je dan weer eenvoudig buckets aanmaken. Dit zijn kolommen waarmee je verschillende fasen, soorten werk, afdelingen of ander elementen kunt onderscheiden. In deze buckets kun je dan gestructureerd al je taken aanmaken. Al deze taken zijn vervolgens weer onder te verdelen in subtaken, die je ziet als een kleine checklist.
Door de naam van een medewerker aan een taak te koppelen zie je direct wie verantwoordelijk is voor welke taak. Ook kan een begin- en einddatum aan een taak gegeven worden. Hierdoor heb je een duidelijk overzicht van alle deadlines. Wanneer een taak nog niet is afgerond maar de einddatum is al in zicht, dan ontvangt de verantwoordelijke hiervan een melding. Je krijgt ook een melding als er een nieuwe taak aan jou wordt toegewezen, of wanneer je aan een gesprek wordt toegevoegd. Hierdoor mis je niets van wat er in het plan gebeurd.
Verder kan in een taak informatie of een bestand worden toegevoegd en is het mogelijk om direct te communiceren met andere teamleden. Ook kun je werken met kleuren voor een nog beter overzicht.
Doordat het plan visueel wordt weergegeven is in één oogopslag te zien wat de status is van de planning en welke taken nog moeten worden afgerond. Je kunt bijvoorbeeld taken van openstaand naar lopend en vervolgens naar afgerond verplaatsen. Hiermee heb je direct inzicht in de status van de planning van het project.
Verder is het mogelijk de weergave van je plan in grafieken te bekijken. Je ziet de status, waarbij een onderverdeling wordt gemaakt in ‘Niet gestart’, ‘Wordt uitgevoerd’, ‘Laat’ en ‘Voltooid’. Zo zie je dus direct of je op schema loopt. Ook zie je een overzicht van alle Buckets met de taken die daar onder vallen. Bovendien kun je per teamlid van het plan zien hoeveel taken diegene nog moet afronden. Ook kun je gemakkelijk filteren op taken die aan bepaalde personen zijn toegewezen, of de taken op datum filteren. Op die manier zie je direct of de gestelde deadlines gehaald worden.
Echt een superfijne tool, naar mijn idee onmisbaar in een goede samenwerking!